Conciliación de la tarjeta de empresa: los cargos que nadie justifica a fin de mes

Llega el extracto de la tarjeta de empresa y aparecen cuarenta cargos. Treinta tienen factura o ticket. Los otros diez, nadie sabe de qué son. Si trabajas en una gestoría, multiplica esa escena por cada cliente de la cartera.

Es uno de los trabajos más repetitivos del cierre mensual y uno de los que más se aplazan. Este artículo explica qué cuesta dejarlo pasar, cómo se resuelve hoy a mano y cómo lo revisa Anara desde la propia contabilidad.

Qué pasa con un cargo de tarjeta sin justificante

Un cargo sin factura ni ticket no es un detalle administrativo. Tiene cuatro consecuencias directas en las cuentas:

• Gasto no deducible. Sin factura o documento que lo respalde, el gasto no se puede defender ante Hacienda. Se paga de verdad, pero no reduce la base del Impuesto sobre Sociedades.
• IVA que no se recupera. Un ticket o un cargo del banco no dan derecho a deducir el IVA soportado. Hace falta factura completa. En una empresa con muchos gastos de tarjeta, el IVA perdido en un año no es una cifra pequeña.
• Cuentas de gasto infladas o mal clasificadas. El cargo acaba contabilizado por el importe total en una 629 genérica, con el IVA dentro, o directamente no se contabiliza.
• Partidas pendientes que se eternizan. La 555 o la cuenta del socio van acumulando saldos que nadie cuadra. A final de año aparecen diferencias que ya no se pueden rastrear.

A esto se suma un problema de cuadre: si el banco carga la tarjeta por el total del mes y la contabilidad registra cada gasto por separado, cualquier cargo sin asiento descuadra el saldo de la cuenta de tarjeta frente al extracto.

Los cinco cargos que más se quedan sin justificar

En la práctica, la mayoría de cargos huérfanos pertenecen a unas pocas familias:

1. Suscripciones de software. Se cobran cada mes por el mismo importe y la factura se queda en el correo de quien la contrató.
2. Gastos de viaje y restaurantes. Hay ticket, pero no factura. El ticket se pierde o llega meses después.
3. Compras online. Amazon, plataformas de publicidad, marketplaces. La factura existe, pero hay que entrar a buscarla en cada cuenta.
4. Cargos pequeños y repetidos. Peajes, aparcamientos, taxis. Individualmente no importan; sumados sí.
5. Comisiones, cuotas e intereses de la propia tarjeta. No son un gasto operativo, son un gasto financiero o bancario. Suelen acabar mezclados con los gastos corrientes.

Cómo se revisa hoy a mano

El proceso en la mayoría de empresas y despachos es el mismo:

1. Descargar el extracto de la tarjeta en PDF o Excel.
2. Ir cargo por cargo buscando si hay factura, ticket o asiento en la contabilidad que le corresponda.
3. Marcar los que no tienen nada.
4. Reclamar justificantes a quien hizo el gasto.
5. Contabilizar lo que falta y mover a la cuenta correcta lo que estaba mal clasificado.

El paso 2 es el que se lleva el tiempo. Con tres o cuatro tarjetas por empresa y una cartera de clientes, son horas cada mes de comparar listas. Y como no urge, se hace tarde: cuando los tickets ya no están y las facturas son más difíciles de recuperar.

Qué hace el agente de conciliación de tarjetas de Anara

Anara no sustituye tu programa de contabilidad. Lee lo que ya tienes contabilizado y lo compara con los extractos de tarjeta que subes.

Al ejecutar el agente, Anara te pide los extractos del mes. Si ya hay alguno en tu Data Hub, te pregunta si quieres añadir más. A partir de ahí, por cada cargo del extracto te dice:

• Si tiene correspondencia con una factura, un ticket o un gasto ya contabilizado en las cuentas del grupo 6.
• Si está sin justificante, con el importe, la fecha y el comercio para que sepas a quién reclamarlo.
• Si es un cargo de la propia tarjeta (cuota, comisión o intereses). Estos los separa y los trata como gasto bancario, no como gasto operativo.

El resultado es una lista corta: lo que hay que reclamar y lo que hay que corregir. No el extracto entero.

Revisa también los cargos y justificantes de semanas anteriores, para recoger lo que llega tarde.

Por qué puedes fiarte de lo que te dice

Cada correspondencia que Anara señala apunta a un asiento o un documento concreto de tu contabilidad. Puedes abrirlo y comprobarlo. Lo que no puede atribuir con certeza te lo deja marcado para que lo revises tú.

Anara no escribe en tu contabilidad ni en tu banco. Detecta, señala y te deja decidir.

Un ejemplo

Una empresa de servicios con dos tarjetas y unos 80 cargos al mes. Al ejecutar el agente sobre el extracto de septiembre:

• 63 cargos tienen correspondencia con facturas o gastos contabilizados.
• 11 cargos no tienen justificante: cuatro suscripciones de software, cinco comidas y dos compras en Amazon. Importe total: 1.240 €.
• 4 cargos son comisiones y cuotas de la tarjeta, separados como gasto bancario.
• 2 cargos quedan marcados para revisar manualmente.

La administración reclama los 11 justificantes la primera semana de octubre, no en enero. El IVA de las suscripciones y las compras online se recupera en el trimestre que toca.

Cuándo ejecutarlo

El agente está siempre disponible en tu lista de tareas. Lo ejecutas cuando llega el extracto, una vez al mes por tarjeta. Para una gestoría, lo razonable es pasarlo cliente por cliente la primera semana del mes, antes de cerrar.

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Si quieres ver cómo revisa Anara los extractos de tarjeta de tus clientes, habla con nosotros.