Conciliación con Pleo en Holded: Workflow y checklist para un cierre mensual sin errores

¿Tu equipo financiero sigue persiguiendo a los empleados el día 30 del mes para que suban ese ticket de un taxi o una comida de negocios?

Herramientas como Pleo han revolucionado la gestión de gastos de representación mediante tarjetas corporativas. Los empleados pagan, suben la foto del ticket a la app y listo. Parece el paraíso de la contabilidad… hasta que llega el momento de la conciliación.

Si eres CFO, controller o trabajas en una gestoría que gestiona clientes con equipos dinámicos, coordinar Pleo con un ERP como Holded puede ser un auténtico cuello de botella si no se sigue un proceso estructurado.

Para ahorraros horas de descuadres, en Anara Data hemos sistematizado el proceso. Aquí tienes nuestro workflow óptimo y el checklist definitivo para conciliar Pleo en Holded sin perder la cabeza.

🔄 El Workflow de Integración: Pleo ➡️ Holded

Para que la conciliación funcione, la información debe fluir en el orden correcto. Este es el camino que deben seguir los datos:

1. Configuración del “Wallet” en Holded: En tu módulo de Bancos en Holded, debes crear una cuenta específica (tipo caja/tarjeta o banco puente, subcuenta 572 o 575) que simule tu cartera de Pleo.
2. Sincronización de Gastos: Los gastos aprobados en Pleo se exportan a Holded como compras/gastos (clasificados con sus respectivas cuentas de gasto 629, 627, etc., e IVA correspondiente).
3. Conciliación de la Pasarela: En la pantalla de conciliación de Holded, emparejas cada gasto importado de Pleo con la salida de dinero correspondiente en la cuenta puente del “Wallet” de Pleo.

📋 Checklist de Conciliación (Pleo ➡️ Holded)

Antes de dar por cerrado el mes, tu equipo o tu gestoría debe verificar paso a paso este checklist para asegurar que la contabilidad y el balance de sumas y saldos son correctos:

• 1. Verificación del Saldo del “Wallet”: El saldo final de la cuenta de Pleo en Holded al último día del mes debe coincidir al céntimo con el saldo (Wallet balance) que muestra el panel de control de Pleo.
• 2. Conciliación de Traspasos (Cargas de Fondos): Comprueba que las transferencias enviadas desde tu banco tradicional (p. ej., BBVA o Santander) a Pleo estén registradas como traspasos internos (cuenta 572.X a cuenta 572.Pleo). No deben duplicar gastos ni registrarse como compras.
• 3. Auditoría de Tickets Pendientes: Identifica en el panel de Pleo los gastos marcados “sin recibo”. En Holded, estos gastos deben quedar pre-asentados pero con el IVA no deducible (o pendientes de regularizar) hasta que el empleado aporte la factura completa.
• 4. Comprobación del Desfase de Fechas (Devengo): Asegura que los gastos realizados el último día del mes queden imputados en el periodo correcto, independientemente de cuándo se aprueben o exporten formalmente a Holded.
• 5. Revisión de Comisiones de Pleo: Si utilizas un plan de pago de Pleo que genera facturas mensuales por el servicio, asegúrate de conciliar esta factura de suscripción como un gasto general de la empresa, no mezclado con los gastos de tarjeta de los empleados.

El consejo de Anara Data: Digitalizar los gastos con Pleo es solo el primer paso. El verdadero salto de productividad ocurre cuando los datos de gastos de tus tarjetas, las facturas y los movimientos de tus bancos tradicionales se consolidan y concilian de forma automatizada.

📉 ¿Tu cierre contable sigue requiriendo demasiados pasos manuales?

Si tu departamento financiero o tu gestoría pasa más tiempo revisando checklists, persiguiendo tickets y conciliando transacciones a mano que analizando el negocio, es hora de automatizar.

En Anara Data ayudamos a empresas en crecimiento y despachos profesionales a conectar, estructurar y automatizar sus flujos de datos financieros con Holded y sus pasarelas de pago.

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